讓一天不止24小時的20種方法

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現代管理大師彼德。德魯克有這樣一句名言:“時間是最高貴而有限的資源,不能管理時間,便什麼都不能管理。”英國博物學家赫胥黎說得更形象:“時間是最不偏私的,給任何人都是24小時,同時時間是最偏私的,給任何人都不是24小時。”

當代成功人士的一個共同的特點就是,他們都是時間管理的高手。

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我們無法使時間停留、倒流,但我們可以控制時間的“流向”,這就是通過有效的時間管理,讓時光流向有意義的地方。

從第一代的時間管理理論“著重利用便條與備忘錄,在忙碌中調配時間與精力”,發展到了現在,第四代時間管理理論已從整個個人管理的角度來看待時間管理問題,而個人管理的實質就是生命管理。因此,在正式介紹時間管理的具體方法之前,我們先同大家一起做個遊戲,來加深你對這個觀點的理解,這將有助於你提高對時間管理的重要性和緊迫性的認識。

這是引自中國台灣地區的一個十分經典的培訓遊戲,只有你親自去做,才能夠有更加深刻的體會。

培訓遊戲的引入:

假如現在你個人的生命處於0~100歲之間,接下來我們來玩一個遊戲。
請準備一張長條紙用筆將它劃成10份(中間部分剛好每兩列一份代表生命中的10年, 分別寫上10、20等,最左邊的空餘部分寫上“生”字,最右邊的空餘部分寫上“死”字)。

下面我給大家出幾個問題,請大家按我提的要求去做:

第一個問題:請問你現在幾歲?(把相應的部分從前面撕掉)

過去的生命是再也回不來了!請撕徹底撕乾淨!

第二個問題:請問你想活到幾歲?(如果不想活到100歲的話就從後面把那部分撕掉)

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第三個問題:請問你想幾歲退休?(請把相應的退休以後的部分從後面撕下來,不用撕碎,放在桌子上)

就剩這麼長了,這是你可以用來工作的時間。

第四個問題:請問一天24小時你會如何分配?

一般人通常是(下面)

睡覺8小時(有人還不止呢!)佔了1/3.吃飯、休息、聊天、摸魚、看電視、遊玩等又佔了1/3.其實真正可以工作有生產力約8小時,只剩1/3.

所以請將剩下來的折成三等份。並把2/3撕下來,並放在桌子上。

第五個問題:比比看。

請用左手拿起剩下的1/3,用右手把退休那一段和剛才撕下的2/3加在一起,並請思考一下您要用左手的1/3工作賺錢,提供自己另外2/3的吃喝玩樂及退休後的生活。

第六個問題:想一想。

你要賺多少錢、存多少錢才能養活自己上述的日子,這還不包括給父母、子女、配偶的哦!

第七個問題:請問你現在有何感想?

第八個問題:請問你會如何看待你的未來?

這個遊戲,你按要求做完了嗎?你有什麼感想?上海的一次高級營銷培訓課堂上,一位50多歲重新開始創業的老太太做完這個遊戲,當場就“哇”的一聲大哭了起來!

你珍惜生命嗎?你想在有生之年有所作為嗎?生命是由分分秒秒的時間所組成,時間管理的實質就是生命管理。拿起一隻筆和幾張紙隨我一起開始吧。

進行時間管理的五個步驟:

一、列清單(越詳細越具體越好,近期或者下週前後要辦的所有事情。)

1 、2 、3 、4…… 按條列出至少14 條(不夠就湊夠,如果每天兩件事都沒有,那你的時間都跑哪裡去了?)

與你的“生涯規劃第一步”的內容相比較,看看清單裡有哪些與裡面的內容相關?(有關的在事件序號前面標註A;沒有有關的現在就補充幾條,並在前面標上N,要真實。所有這些標註的符號都是為了讓你自己更深入的了解你過去的時間管理的優點和不足。)

二、排順序

1.本週核心事務:從上面的清單裡選出你認為應該是本週最重要的三件事(以內)

如何衡量?就是等下週結束以後,別人問你過去的一週都做了哪些事情,你馬上能高興的說出三件來。(看看清單上覺得還沒有稱得上衡量標準裡面的事情,那就加上。沒有有關的現在就補充幾條,並在前面標上H,要真實)。

2.將清單上的事件按緊急程度排序(在後面標上1、2、3……)。

3.將清單上的事件按重要程度排序(在最後面標上1、2、3……)。

三、理論掌握:時間管理四分圖

若把你每天睡眠以外的時間用以下的4種性質分開,每種佔多大的百分比?

1.重要而急

很多人每天的生活都在極度忙碌之中,每件事都是重要而急的。若這欄長期地佔全部時間的50%或以上,我們的生理和心理健康都會受到不良影響,與別人的關係和人生其他的重要方面都會因此而變壞。

2.重要而不急

經常告訴自己應該去做(或多做),而總是沒有實行的事情便入此欄。這欄亦往往是真正把自己人生推進往上的事情,例如足夠睡眠、與家人旅行、學習、運動、研究工作等。這欄亦是最容易被忽略的一欄。

3.不重要而急

這欄的事情是為別人而做的,例如接聽手機、約好去一些無關緊要的約會等。若這欄的事情太多,我們會埋怨自己太被人擺佈了,或者處於被動和無奈的狀況下。

4.不重要亦不急

這欄的事情,在人生中常常是可有可無的事。但是如果一件這樣的事長期在心裡湧出,它可能是重要的事而未曾被自己注意。

沒有“正確”的比例,一般來說:

1 欄最好低於50%

2 欄最好維持在20%或以上

3 欄應慢慢地減低

4 欄亦應該降低

1欄事情往往不能馬上被減少。最好的做法是把從3及4欄省下的時間用在2欄事情上。慢慢地,1欄的比例便會漸漸降低。

偏重各類事務的結果:

偏重第一類事務的結果:壓力、精疲力竭、危機處理、忙於收拾殘局。
表中,第一類事務既急迫又重要,人生在世,無法避免。危機處理專家或有截稿壓力的文字工作者,更是經常與之為伍。如果只專注於這類活動,終有被問題淹沒的一天。他們惟一的逃避之道,便是做些無關緊要的活動(第4類),至於急迫而不重要或重要而不緊迫的事便被拋諸腦後。

偏重第三類事務的結果:短視近利、危機處理、被視為巧言令色、輕視目標與計劃、缺乏自製力、怪罪他人、人際關係浮泛甚至破裂。

也有人把大部分時間,浪費在急迫但不重要(第三類)的事務上,誤以為越急迫就越重要。其實,急迫之事往往對別人而非對自己很重要。

偏重第三、四類事務的結果:全無責任感、工作不保、依賴他人或社會機構維生。

隻重視第三、四類事務的人,擁有的並非有意義、負責任的人生。懂得捨棄這兩類無關緊要之事,對第一類要務也盡量節制,以投注更多時間於重要但眼前尚不急迫之事(第二類),才是個人管理之論。

偏重第二類事務的結果:有遠見、有理想、平衡、守紀律、自製、少有危機。

第二類事務包括建立人際關係、撰寫使命宣言、規劃長期目標、防患於未然等等。人人都知道這些事很重要,卻因尚未迫在眉睫,反而避重就輕。

相反地,真正有效率的人,是急所當急、不輕易放過機會並防患於未然的。儘管也會有燃眉之急,但總設法降至最低。

因此我們在進行時間安排時,應權衡各種事情的優先順序,要學會“彈鋼琴”。對工作要有前瞻能力,防患於未然,如果總是在忙於救火,那將使我們的工作永遠處於被動之中。

四、列日程表

將目前清單上的事往下表裡面排(假如是6月7日至13日這一週)

(有沒有暫時做不了,或現在覺得沒必要做的項目?有的話在前面分別標上“?”“X”)

五、提煉

提煉出1~3句話(或詞)作為指導思想寫在最醒目的地方——這幾句話是你下週或最近最需要的,或最想改善的。如:挑戰自我,發揮潛能。

請注意:

一定要將這個日程表貼在牆上,或放在手邊;

要經常能看見,在每天開始的時候和不知道自己該做什麼的時候看一看;

在每晚進行反省;

根據情況進行適當調整;

連續觀察和總結幾週你所做的日程表及實施結果,從中摸索出一套適合自己的、簡單有效的時間管理和日程安排方法。

讓一天不止24小時

下面總結了20個節省時間的具體方法,請根據你的需要選用它們:

1.對目標、任務、會議等事件分別按優先級進行排序;

2.從優先級最高的事物著手;

3.和拖延做鬥爭,如果事情重要,從現在開始做;

4.把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分;

5.為自己創造一小時的寧靜,哪怕這需要很強的意志力,或者有時不起作用;

6.找到一個隱蔽的地方,如圖書館或空閒的辦公室;

7.當你有重要的事情要處理時,學會對別人說“不”;

8.學會委派別人做事;

9.歸納相似的事情,把它們放在一起處理;

10.減少例行事務:它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作委派別人完成、減少或推遲優先級很低的任務;

11.避免完美主義。記住80/20 定律;

12.避免做出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度;

13.不要把時間表排得滿滿的,為自己留下一定機動時間應付突發事件;

14. 設置時間限制。例如,做某些決定時,不應超過3 分鐘;

15.聚精會神地做手頭的事情;

16.處理重要事情時,使用大塊的時間;

17.迅速處理困難的事情,等待和拖延不會使它們變容易;

18.文書工作爭取只處理一次;

19.在行動以前,徹底地思索整件工作;

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20.第一次就做好。


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