多少工作,敗在不會溝通

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不知你有沒有這樣的困惑,在職場如戰場的嚴峻形勢下,你想溝通卻苦於沒有方法,怕說錯了惹麻煩,說多了招人煩,說的不好聽討人厭,職場溝通的秘笈到底在哪裡呢?

 

本文節選自新書《停止盲目努力:你的人生需要再設計》,是根據一例真實的職業諮詢案例總結出職場溝通的一個法則,幫你找到職場溝通的正確打開方式。

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01
職場故事:桃子的困惑

 

今天下班回家,和往常一樣,第一件事就是打開電腦登陸QQ,看有沒有什麼重要的消息。

 

“滴滴滴”,一個久違的頭像亮起,閃現出這樣一行字:“老師,謝謝你,我成功地度過了試用期階段,如今已經轉正了,要不是你當初和我說那些,我恐怕都辭職好幾回了,老師,你對我還有印象吧?”

 

呵,怎麼能沒印象呢?

 

她的網名叫桃子。

 

那還是在去年上半年,我接到的一例很有代表性的諮詢案例。

 

剛開始的時候,桃子和很多來訪者一樣,說有職業困惑找我諮詢,順利完成了預約流程之後,我們如約進行了諮詢。

 

一開始桃子是很沮喪的,我至今還記得她略顯激動的表述,她說自己實在受不了了,去哪兒都受挫,感覺這個世界像是對她充滿了敵意。

 

“所以,聽起來你很生氣,是嗎?那麼今天你來找我一定是想解決問題的,對不對?你剛才說感覺全世界都對你充滿敵意,能舉個例子具體說說嗎?”

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桃子想了一下,和我說起了這麼一件事兒。

 

02
初入職場,溝通受阻

 

那一天,剛入職不久的桃子接到了經理的一個電話。

 

“你抽空幫我去財務部要下去年各部門的費用數據,越快越好。”電話的那頭,經理的語氣與往常一樣堅定。

 

放下電話的桃子跑到了財務部,只見財務部裡的人都很忙,也沒有人抬頭看她一眼。

 

她跑到了一位看起來年長的老會計那裡。

 

“我是人事部新來的員工。是這樣的,我們經理讓我來要一份去年各部門的費用數據,您能幫個忙嗎?”桃子輕聲地說。

 

老會計抬起頭,扶了扶鼻梁上的眼鏡,從櫃子裡拿出一摞憑證對桃子說:“沒看到我正忙吶,你過兩天再來吧。”

 

桃子悻悻地離開了。

 

過兩天,經理對她說:“前兩天讓你找財務要的數據,發給我看一下。”

 

桃子立即懵了,她趕緊和經理解釋說:“我前兩天去財務來著,可是那些會計都很忙,沒人搭理我。”

 

“沒人搭理你不能想辦法嗎?告訴你,這份數據明早就要在會上用,你今天無論如何都要搞來。”經理的回答不容置疑。

 

桃子再次來到財務部,好說歹說,老會計終於答應在下班前把數據從系統裡導出來發給她。

 

桃子在電腦前守著,生怕錯過消息,果然,老會計倒也說話算話,給了她一份表格。

 

桃子看也沒看,直接轉發給了部門經理。

 

這件事最後的結果卻不盡如人意,桃子被經理狠狠批評了一頓,說她都沒有看這份表格,更沒有做任何整理,就這樣發了過來,分明不用心,並且三天前就交代的事情,現在才做好,不論從時間還是結果上來看,桃子處理的這件事情讓經理頗為不滿。

 

03
撥開情緒層層迷霧,問題的實質在哪裡?

 

“老師,我要不要辭職呢?我感覺自己要待不下去了。”桃子說。

 

“哦?那你說說看,你覺得除了人事工作,自己還願意做什麼工作呢?”在對方沒弄清楚自己的根本問題之前,諮詢師需要帶著來詢者多做一些嘗試與探索,這個過程看似繞彎路,但對於來詢者而言,是一個寶貴的自我梳理過程。

 

桃子說了很多嚮往的職業,無一例外地,這些都是需要和人打交道的。

 

“桃子,”我適時打斷了她的話,“如果你現在換了份工作,假如又遇到一個和之前風格差不多的部門經理,你想到辦法應對了嗎?”

 

這就是諮詢師的作用了,適時把話題拉回,讓來詢者慢慢找到問題的根源。

桃子嘆了口氣。

 

經過一段時間的交流,桃子終於認識到,其實她之前所謂的討厭甚至想換工作,多是情緒使然,層層分析這種情緒不難得知,根源在於桃子缺乏職場溝通經驗,尤其是經歷了上次的失敗之後,她更加不敢說話了,每次只要經理交代她一件事,她就無比緊張,生怕自己犯錯,可越怕越容易出錯。

 

想要做好職場溝通,最首先要做的事情,是建立一定的信任關係。

 

信任是溝通的前提,只要你在對方信任賬戶上有所儲蓄,溝通的時候就不會那麼為難。

 

這點在桃子與財務部會計的溝通上表現得尤為明顯。

 

在桃子的案例中,最典型的問題就是沒有建立信任關係:

 

桃子進了財務室之後,由於自己是新人,財務部的人並不認識她,她既沒有和財務部的人打招呼,也沒有做充分的自我介紹,上來就直接說事情,這點會讓本來就很忙的老會計多少有些不爽。

 

遇到這種情況,桃子需要做的就是先在老會計的信任賬戶上做些儲蓄,有了信任儲蓄之後,再進行工作推進就會有效多了。

 

1、適當誇獎對方,引發他人好感

 

在之前沒有打交道的情況下,適當誇獎是拉近彼此距離的最好方法。

 

聽完分析之後,桃子表示非常認同。

 

她靈機一動說:“如果我這樣開場會不會好一些?‘您好,如果我沒猜錯的話,您一定就是我們部長口中常常提起的楊會計吧,我們部長經常向我們提起您,說您人特別好,很厲害卻非常有耐心,另外還沒有一點架子。’”

 

我點頭:“那麼接下來會計會如何反應呢?”

 

“她一定會抬起頭來問我:‘你是哪個部門的?’”桃子說。

 

“很好,那麼你會怎麼回答呢?”我問。

 

2、自我介紹,說明來意

 

“呀,我見到您太激動了,竟然忘了自我介紹了。我是桃子,上個月才來公司,現在在人事部打雜。”桃子說。

 

“嗯,然後呢?”我繼續問。

 

“會計一定會問:‘你今天來這邊有什麼事嗎?’”

 

桃子頓了頓:“可是老師,我應該如何告訴她這件事呢?”

 

2、三步走理清任務原委,明確領導要求

 

“嗯,你覺得領導安排給你的這個任務,你自己搞明白了沒有?”我問。

 

通過桃子的回答,我得知她不清楚的地方主要有這三個方面,一是這張表是用來做什麼的,有沒有什麼特別要求;二是這件事情有沒有時間期限,三是還有沒有其他的工作,需要怎樣配合等等。

 

想要達成有效溝通,就需要在接受任務時,進行必要的澄清與確認。

 

第一步,你需要和領導澄清這次任務的目標是什麼(goal)。

 

正如桃子所說,當經理安排她這項任務時,她應該首先問經理:“請問您要這份數據是做什麼用的?有沒有特別需要交代財務的地方?”

 

桃子設想經理可能這樣回覆:“哦,公司內部用的,過兩天開會測算各部門的績效情況,和財務說,就要最真實的數據就好。”

 

這番話,就道出了這個任務的目標,就是真實與及時。

 

第二步,你需要和領導確認下完成時間(dealine)。

 

“那麼,這份數據大概什麼時候要呢?我好提前和財務溝通。”桃子覺得後面可以這樣說。

 

這時候經理可能告訴她:“最遲三天後開會用,但最好提前兩天要來,我們可能需要進行補充。”

 

分割線

 

第三步,確定了時間之後,再和領導細化具體要求(requirement)。

 

“您剛才說,需要數據真實,那麼還有其他要求嗎?”桃子可以這樣問。

 

那麼經理可能會回答說:“當然,最好有個分部門分項目的分類匯總,這樣看起來一目了然。”

 

“明白了,也就是最好分部門分項目匯總是嗎?”桃子需要再問一句,“那麼這項匯總是讓財務做還是我們自己回來做呢?”

 

“就讓財務提供數據就好,匯總工作回來我安排其他人做,這兩天財務也忙,恐怕沒空做。”經理也許這樣回答。

 

04
改進後的溝通是怎樣的?

 

經過前面的梳理,這件事情改進後的表述是這樣的:

 

人事部需要財務部今天下午下班前提供一份去年各部門費用明細,要求真實及時,不需要做任何加工,拿回來之後由人事經理安排其他員工對數據進行分類匯總,為三天後的會議做重要的數據參考。

 

事情明確到這個程度,桃子再把這件事情和老會計一說,對方就很清楚要怎麼做了,也很容易在規定的時間內提供給他們需要的數據。

 

桃子諮詢結束後,表示學到了很多;而今天她的反饋則表明,她在溝通方面無疑取得了很大的進步,這也讓她後面的工作順利了很多。

 

下面我們來回顧下,想要達成有效的職場溝通,需要——

 

【一個前提】良好的關係是溝通的重要前提,在和他人首次溝通時,一定要注意關係的構建;

 

【一個工具】擅用“GDR”工具,澄清任務原委,達成有效溝通。

 

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【一個結論】很多工作不順心,需要具體問題具體分析,不要衝動行事,通過專業人士的幫助,梳理問題的實質,並運用一些實用的建議或方法渡過這一難關,讓自己的職場之路更加順暢。


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